Zeven lessen over leerprocessen in een complexe omgeving

De vraagstukken van onze complexe samenleving aanpakken doe je niet op je eentje. Bedrijven, kennisinstellingen, overheden en ngo’s moeten daarvoor meer met elkaar samenwerken. Dat besef groeit, maar de praktijk is niet evident. Verschillende sectoren hebben immers elk hun eigen logica en manier van werken. Veel voorbeeldprojecten zijn er dan ook nog niet, zeker niet op grotere schaal.

De zeven leerpunten

Gezocht: Voedsel voor de Toekomst leverde zeven leerpunten op die als inspiratie of richtlijn kunnen dienen voor andere projecten:

1. Diversiteit

Hou rekening met de autonomie, het ritme en de waarden van de verschillende partners. Zowel bij het bepalen van het gezamenlijk doel, de grenzen van het partnerschap, de resultaten en de activiteiten die je organiseert.

De partners van een samenwerkingsverband zijn gelijkwaardig aan elkaar, maar kunnen wel sterk van elkaar verschillen. Ze werken elk vanuit hun eigen sterkte aan een gemeenschappelijke droom. Maar elke partner heeft zijn eigen ritme, visie en waarden. Daarin moeten ze elkaar vinden en respecteren. Dat begint al bij het bepalen van het gezamenlijke doel.

Soms treedt een partner in een flexibel partnerschap buiten zijn traditionele rol. Hou dan rekening met het mandaat dat elke partner vanuit de thuisbasis heeft gekregen, zodat hij zich in zijn eigen organisatie kan blijven verantwoorden.

2. Relaties

In een samenwerking bouw je eerst relaties tussen mensen op, die uit kan groeien tot een relatie tussen de organisaties die ze vertegenwoordigen. Voor een wederzijds begrip en vertrouwen is er constante en transparante communicatie nodig.

In een samenwerking met verschillende partners zijn het in de eerste plaats personen die met elkaar rond de tafel zitten. Mensen die persoonlijke banden smeden en die vanuit hun ‘thuisorganisatie’ het mandaat hebben gekregen om beslissingen te nemen. Dit kan dan na verloop van tijd overgaan in een relatie tussen de verschillende organisaties. Vertrouwen en wederzijds respect, met regelmatige face-to-face contacten zijn dan cruciaal. Pas dan creëer je een omgeving waarbinnen transparant wordt gecommuniceerd en duidelijke afspraken kunnen worden gemaakt.

Een consensus is niet altijd mogelijk, het is belangrijk dat te beseffen. Soms zijn de verschillen tussen de partners daarvoor te groot. Accepteer dat, maar blijf praten en elkaars legitimiteit erkennen. Met de gezamenlijke toekomstdroom als katalysator.

3. Flexibiliteit (met grenzen)

In een samenwerking bouw je eerst relaties tussen mensen op, die uit kan groeien tot een relatie tussen de organisaties die ze vertegenwoordigen. Voor een wederzijds begrip en vertrouwen is er constante en transparante communicatie nodig.

In een samenwerking met verschillende partners zijn het in de eerste plaats personen die met elkaar rond de tafel zitten. Mensen die persoonlijke banden smeden en die vanuit hun ‘thuisorganisatie’ het mandaat hebben gekregen om beslissingen te nemen. Dit kan dan na verloop van tijd overgaan in een relatie tussen de verschillende organisaties. Vertrouwen en wederzijds respect, met regelmatige face-to-face contacten zijn dan cruciaal. Pas dan creëer je een omgeving waarbinnen transparant wordt gecommuniceerd en duidelijke afspraken kunnen worden gemaakt.

Een consensus is niet altijd mogelijk, het is belangrijk dat te beseffen. Soms zijn de verschillen tussen de partners daarvoor te groot. Accepteer dat, maar blijf praten en elkaars legitimiteit erkennen. Met de gezamenlijke toekomstdroom als katalysator.

4. Dynamiek

De rol, dynamiek en noden van de partners veranderen bij elke fase van het project. Om hiermee om te gaan zijn er onderlinge afspraken, een goede rolverdeling en constante feedback nodig.

Aan het begin van een samenwerking is het relatief gemakkelijk om tot een overeenstemming te komen. Er is immers nog veel ruimte voor een zoekproces en er wordt nog niet gedacht aan de eigen grenzen van elke deelnemende organisatie.

Maar hoe concreter een project wordt, hoe duidelijker de verschillen tussen de partners worden. Ieder heeft een eigen ritme, waarden, grenzen, logica en systeem. Om hiermee om te gaan, is het belangrijk het samenwerkingsproces te monitoren, te evalueren en waar nodig gaandeweg aan te passen.

5. Rollen

Partners zijn evenwaardig aan elkaar maar vervullen elk een eigen rol. Om het proces soepel te laten verlopen, moet de rol van elke partner op voorhand worden besproken. En indien nodig worden herbekeken tijdens de loop van het project.

Er zijn duidelijke afspraken nodig over wie wat doet en hoe elke partner in het beslissingsproces wordt betrokken. Maar omdat dit project zo flexibel is en de dynamiek verandert in elke fase, is het moeilijk om elke rol op voorhand definitief vast te leggen. Daarom moet er ruimte zijn om afspraken opnieuw te bespreken en regelmatig feedbackrondes in te lassen om na te gaan of de communicatieprocessen en rolverdelingen nog steeds up-to-date zijn.

6. Legitimiteit

Een kleine groep maakt interactie gemakkelijker, maar sluit automatisch andere spelers buiten. Creëer legitimiteit rond wie er rond de tafel zit en hoe elke partner gekozen werd.

De partners van Gezocht: Voedsel voor de Toekomst werden uitgezocht en gekozen. Dat maakt interactie gemakkelijk maar het sluit wel andere potentiële partners uit.

Externe communicatie kan de zichtbaarheid, geloofwaardigheid en legitimiteit van het project verhogen, maar dit is niet voor elke partner even belangrijk. Bovendien verhoogt het ook de kwetsbaarheid van de partners. Vind daarom de juiste balans tussen de verschillende ritmes van de partners en het publiek maken van informatie.

7. Organisatie

Een tijdelijke organisatie waarin de middelen en het dagelijkse bestuur van het partnerschap worden opgenomen, creëer je gelijkwaardigheid tussen de partners.

Geef een mandaat aan een initiatiefnemer om de dagelijkse processen te organiseren en op te volgen. Zo hou je de dynamiek in het project. Deze coördinerende persoon is best neutraal en functioneert als mediator.

‍